Buchhaltung mit Spaß?

Volker: Wir sprechen über die kleinen Tools, die Unternehmerinnen und Unternehmer das Leben leichter machen. Und da geht es heute weiter. Und jetzt kommen wir zu dem ganz tollen Bereich der Buchhaltung. Das stöhnen bestimmt schon viele. Thomas, du bist da auch jemand, der da richtig reingeht, fuchst hat und viele Tools hat, wie man selbst Buchhaltung alleine auch besser in den Griff bekommen kann.

Thomas: Ja, ich habe gar nicht viele Tools. Ich habe ein Tool, zu dem ich sagen muss Ich bin da absoluter Fan.

Volker: Also wenn es funktioniert, reicht ja ein Tool.

Thomas: Ja, eben eben. Was vielleicht spannend ist. Und wir sagen es ganz am Anfang. Ich werde also nicht gesponsert. Es gibt keinen Phillip Link. Das ist alles wirklich aus reinstem Gewissen und aus der täglichen Arbeit. Und wir können darüber sprechen, was, was ich alles bisher getestet habe, was gut ist, was man sich auch anschauen kann. Vielleicht, was ich auch wieder verworfen habe, wo ich viel Geld vor allem in Form von Zeit und Nerven investiert habe, was nicht funktioniert. Und ich bin zu einem Ergebnis gekommen, das für mich, für meine Anwendung und ich glaube, das trifft für viele andere auch zu. Was da am besten funktioniert und wie man da überhaupt vorgehen sollte.

Volker: So ein riesen Spannungsbogen. Also um was für ein Tool geht es?

Thomas: Also es geht um das Tool Lex Office Lex Office. Nicht zu verwechseln mit Lexware Lexware habe ich früher eingesetzt, sehr lange auch in meinen Firmen. Tolles Tool. Mittlerweile so ein bisschen in die Jahre gekommen und zwar gar nicht von der Funktionalität her. Von den Funktionen her sicherlich noch cool. Allerdings fehlen ganz viele moderne Dinge, die man sich wünscht. Da kommen wir später zu. Und das größte Manko ist, es ist ein zu installieren das Programm, was man auf einem Rechner läuft, was dann mit viel Tricks und Aufwand vielleicht auch auf einem Server läuft, sodass man da von mehreren Sachen auf zugreifen kann, von mehreren Rechnern an mehreren Standorten zugreifen kann. Und unser IT-Technik, der sagt ja, man kann das auch auf einer virtuellen Maschine im Netz installieren. Das ist dann quasi wie eine lokale Installation, über die ich sozusagen virtuell auch zugreifen kann. Ein Riesenaufwand. Und wie gesagt, die geilsten Funktionen, die sind da nicht drin. Deswegen Lex Office, das ist so die Empfehlung. Und jetzt möchte ich so ein bisschen erzählen, warum ich so ein großer Fan geworden bin von Lex Office. Und du hast gesagt, die meisten Leute stöhnen. Ich habe auch gestöhnt. Ich habe nicht nur gestöhnt, auf Deutsch gesagt, ich habe kann man das rausschneiden? Ich habe gekotzt. Furchtbar. Kannst du bitte so einen Pieps drüber legen oder so? Also für mich war Buchhaltung immer wirklich schlimm. Und zwar ich habe einen. Ich hätte beinahe gesagt Buchhalter, ein Steuerberater. Und leider sind die meisten Steuerberater keine Steuerberater, sondern Steuerverwaltung. Das muss man einfach so sagen. Und ich hatte einen, obwohl er noch relativ jung war, also bestimmt 15 Jahre jünger als ich.

Ich habe nur das Gefühl gehabt, der stockkonservativ, was diese Technologie angeht, nicht von der politischen Richtung her, sondern eher von der Technologie her. Und ich habe ihm gesagt, das muss doch irgendwie online gehen, weil ich hatte folgende Situation Vielleicht kennen das Leute. Ich wollte mich mit Buchhaltung nicht beschäftigen, aber als Unternehmer musst du ja per Gesetz eine ordentliche Buchführung nachweisen. Um zu einer ordentlichen Buchführung heißt es müssen irgendwelche Belege gesammelt werden, aufgehoben werden, sortiert werden. Und wenn zu einer Prüfung kommt und ich habe nach über 30 Jahren, fast 35 Jahren Selbstständigkeit auch schon diverse Buchprüfung mitgemacht, von der Umsatzsteuer, Überprüfung bis zur Umsatzsteuer, Sonderprüfung, Steuerprüfung, also diverse Sachen. Klar, weil man da einfach regelmäßig immer mal wieder reinfällt und dann muss er eben alles nachweisbar sein. Und heute wollen die die Steuerprüfer Beamten das alles digital haben, dass das schnell nachvollziehen können und und und. Ich habe dann gesagt damals wir machen das mit unserem Steuerberater und die Prüfungen, die in der Vergangenheit gelaufen sind, bis auf die letzte, die hier sogar online gelaufen ist, war toll. Aber die anderen habe ich immer beim Steuerberater machen lassen. Der hat auch die ganzen Unterlagen. Wie ist das ganze abgelaufen? Man hat also Rechnungen, eingangs Rechnungen, Ausgangs Rechnungen gesammelt. Das ist eigentlich das Dreh und Angelpunkt. Deswegen gibt es ja auch so was wie Einnahmen, Überschuss, Rechnung. Man sammelt alles was man einnimmt und alles was man ausgibt und dann rechnet man da aus, was hat man eingenommen minus dem was man rausgenommen hat. Das was übrig bleibt ist sozusagen der Überschuss, der Gewinn oder eben wenn dann negative raus Zahl rauskommt, der Verlust.

Wie ist das ganze abgelaufen? Also kennt bestimmt dieses Bild von diesem Schuhkarton. Ja, kann man machen. Das mit dem Schuhkarton hat allerdings eine riesen riesen Nachteil. Es ist sauteuer, weil das was ich da an Geld spare, das muss ich wieder drauf rechnen, weil natürlich die Buchhaltung beim Steuerberater extrem teuer wird. Aufwendig und er kann bestimmte Fragen gar nicht beantworten. Er weiß nicht was eine bestimmte Software oder wenn er so ein kryptischer Name ist Software aus den USA. Was ist das? Wo wird das zugeordnet? Kommt das regelmäßig? Keiner. Er braucht also doch Informationen von mir und was viel schlimmer ist, es gibt so was wie ist und soll Versteuerung. Und noch eine Kombination zwischen beiden, die auch sehr cool ist. Wir machen aber hier keine Steuerberatung Geschichte, sondern wir gucken ja nach diesem Tool. Was ich also in der Vergangenheit machen musste ist. Ich musste ihm in dem aktuellen Monat die Rechnung zukommen lassen, musste mir aber die Rechnung sozusagen kopieren mit einem Kopierer, weil ich habe die Rechnung ja noch mal gebraucht, wenn ich sie zum Beispiel erst später bezahlen wollte. Also Beispiel die Rechnung kommt am 30. 4.. Zahlungsziel 15 5 zum Beispiel. Dann muss ich sie im April abgeben, braucht die Rechnung aber vielleicht noch mal, weil ich im müss bezahle. Und was noch viel schlimmer war, ich musste sozusagen diese ganzen Rechnungen zu den Kontoauszügen dazu sortieren, was gruselig war, weil natürlich, ich habe einmal die Rechnung sortieren müssen in dem Monat, wo sie es angefallen ist, nach Datum und eben nochmal, wenn sie bezahlt wurde. Ein Riesenaufwand ist was? Viele werden das kennen. Volker Du wahrscheinlich auch.

Volker: Aber hallo, und dann freut man sich, wenn irgendjemand etwas bezahlt und der Betrag stimmt hinten nicht oder so was. Das ist genau all diese Dinge.

Thomas: Ja, ganz genau so. Und irgendwann kam die Situation, dass ich mich mit meinem Steuerberater so ein bisschen gezofft habe, sprich überworfen habe. Ich habe aus verschiedensten Gründen, weil ich eben auch ganz klar gesagt habe, ich bin der Meinung, er macht nur Steuerverwaltung und das ist nicht mein Anspruch. Ich hätte gern jemand, der mich berät, wie man legal und eben auch alles das nutzt, was ihm nutzbar ist im Sinne von Ich möchte gerne Steuern bezahlen. Ich bin da ein Fan von weil wenn ich viel Steuern zahle, habe ich auch viel verdient, aber ich möchte nicht mehr Steuern bezahlen wie unbedingt nötig. Ich glaube, das ist legitim und das hat nie geklappt. Und ich habe dann gesagt, es muss doch eine Möglichkeit geben. Ich sitze hier stundenlang und vielleicht kennen das der eine oder andere. Ich habe dann so eine Haltung angenommen. Ich habe das dann immer, wenn es am zehnten abgegeben werden musste, mit Dauer Fristverlängerung. Ich habe mich dann am neunten hingesetzt, der Tag oder am zehnten sogar. Das war dann immer gruselig und der Steuerberater hat auch gekotzt, weil er gesagt hat Wenn ich jetzt im Neunten kriege, habe ich nur einen Tag Zeit, muss am zehnten abgegeben werden. Mensch, gib doch ein bisschen früher ab. Und meine Vermeidungsverhalten war Ich habe das so ungern gemacht, weil es so viel Arbeit war. Ich habe Stunden hier gesessen, habe versucht das rauszufinden, wo es was ganz, ganz schlimm. Da habe ich mir das muss doch eine Möglichkeit geben. Und ein Klient von mir hat mir gesagt Nee, er arbeitet mit Unternehmen online von der DATEV. Ich habe ja Dates, das ist cool. Mein Steuerberater arbeite auch mit DATEV. Dann hieß es erst Naja, das funktioniert alles nicht richtig und dann habe ich den so lange genervt, bis er mir dann Zugang freigeschaltet hat. Das muss also über einen Steuerberater gehen. Dann habe ich das getestet und hab gedacht, das ist nicht der Sinn der Sache. Dann habe ich statt dem Kopieren, das habe ich gespart. Ich habe die Belege eingescannt, aber ich habe es immer noch nicht zugeordnet. Das muss dann auch der Steuerberater machen. Also billiger war es nicht und viel geholfen hat es auch nicht.

Volker: Ich nutze in einem Unternehmen DATEV Unternehmen online und ich muss ein bisschen in die Bresche springen. Du erzählst von den Anfangs Geschichten, auch die haben sich weiterentwickelt.

Thomas: Ja richtig. Was ich gesucht habe ist ein Tool wo ich wirklich alles machen kann. Lieferscheine, Rechnungen, komplett. Also die Lage, die Artikel, Verwaltung, alles in einem System und das möglichst einfach und auch hochgradig automatisiert mit einer künstlichen Intelligenz. Und das bietet mir vielleicht sowas. Also ich habe das dann getestet und dann habe ich einen kleinen Fehler gemacht und deswegen der Appell, hier auch im Podcast gut zuzuhören. Ich habe nämlich Testberichte mir angeguckt und zu der damaligen Zeit, das ist jetzt drei Jahre her, war es so, dass es zwei Programme gab, die mit Abstand sehr, sehr gut getestet wurden. Das war damals eben Lex Office auf Platz zwei und CFTC auf Platz eins. Und ich habe dann so geguckt Die nehmen sich nicht viel. Warum haben die Platz eins? Was später verstanden habe, ist, dass die meisten dieser Testberichte gekauft sind oder mit erfüllet links hinterlegt sind. Und klar derjenige, der die höhere viele Provision bezahlt. Ich will es nicht aussprechen, weil ich kann es nicht nachweisen. Will auch niemand was etwas schlechtes nachweisen. Aber das war so mein Eindruck, mein persönlicher Eindruck. Weil das Programm war einfach Müll. Ich bin an so vielen Stellen gescheitert und was ganz, ganz schlimm war, ich habe dann zwar mit dem Programm gearbeitet, was ein bisschen Erleichterung war, aber mein Steuerberater hat gesagt, es nützt mir alles nix, ich kann da nicht zugreifen. Ich kann da die Daten nicht holen. Ist wird doch. Da gibt es eine DATEV Schnittstelle.

Dadurch hat ja die funktioniert und ich kann die Daten nicht vernünftig einlesen. Alles blöd. Und nachdem ich mich dann mit meinem Steuerberater dann endgültig überworfen hatte und getrennt hatte, habe ich das große große Glück gehabt, dass ein Freund von mir einer der genialsten Künstler, kann man sagen Steuerberater, die wir hier in Deutschland haben. Der Frank Scheele, bevor jetzt alle im E-Mail schreiben, nimmt zurzeit keine neuen Klienten an. Leider muss man sagen, für viele andere gut für mich, dass er mich angenommen hat. Und er hat gesagt. Aber ich habe meine eigentliche Steuer Kanzlei diese Buchhaltung Kanzlei verkauft. Wenn du das machen willst wie bisher, kann ich dir da eine Empfehlung geben, die nehmen dich, wenn ich dich betreuen soll, dann musst du mit Lex Office arbeiten, sonst mache ich das nicht. Ich Okay, ich habe aber so ein ähnliches Programm. Das ist sogar besser getestet. Saftes. Nee, sagt er, das hat er auch getestet. Entweder ich mache es mit Lex Office oder er nimmt mich nicht. Na ja, das war dann so ein sanfter Druck. Ich dann also Lex Office. Bei ihm gibt es einen Gutschein über den Frank Schwede über sein Portal. Das können wir unten in den Shownotes verlinken. Da gibt es einen Gutschein, wo man Lex Office für ein halbes Jahr kostenlos testen kann. Also echt ein cooles Ding. Wie gesagt, wir kriegen keine Filiz dafür. Das ist einfach das ausprobieren will. Kann sich das mal angucken. Ein halbes Jahr geschenkt, finde ich schon.

Finde ich eine Ansage. Der Punkt ist Ich habe dann dort einen Workshop mitmachen dürfen, bei ihm beim Frank Scheele. Und der hat mich da eingeführt und ich war völlig geplättet, weil es gibt so viele coole Tricks, die man machen kann und zwar egal welche Rechtsform man hat. Folgenlos auch einige GmbHs und eben auch eine GbR und einzelne Firmen und so weiter. Also selbst für GmbHs ist das System geeignet. Es fehlt eine kleine Funktion, nämlich die Eingangs und die Ausgangs Bilanz. Bilanzen kann man damit nicht machen, aber dafür braucht man eben Steuerberater. Aber es gibt zum Beispiel so coole Konten wie zur Klärung. Also da kann man etwas hin buchen und der Steuerberater sieht das und ordnet das dann richtig zu. Das heißt, da sind wir schon bei einem Thema. Der Steuerberater hat einen Zugang zu Lex Office, kann dort viele Dinge tun, die ich im freigebe, aber er hat eben keine Administrator. Rechte kann da nichts, nichts weiter tun. Aber ich kann sogar kommunizieren mit ihm. Ich kann Belege dort reinlegen, die sagt Guck mal, Frank, da liegt was im Tresor drin geschützt. Wo soll ich denn das hin buchen? Also die Kommunikation über den Steuerberater ist genial. Und jetzt kommen wir mal dazu, warum ich dieses System so unfassbar toll finde. Nehmen wir mal ein Beispiel Ich bekomme eine Rechnung auf Papier. Da gibt es ja immer noch. Große Empfehlung ist eben, was ihm möglich ist auf E-Mail umzustellen.

Und das macht es deutlich einfacher. Erinnere mich bitte daran, dass ich gleich noch was zu dieser Online Rechnung sage, also der E-Mail Rechnung, also papierlosen Rechnung. Aber wenn ich eine Rechnung auf Papier bekomme, dann gibt es dort eine App, die ich auf dem Smartphone installiert habe. Die Scanner App von Alex Office. Die ist sensationell einfach zu bedienen. Ich muss da überhaupt nichts machen. Ich halte das Smartphone über dieses Dokument und auch bei dunklem Leistungsverhältnis geht der Blitz automatisch an und die Ränder werden automatisch gefunden. Ich muss gar nichts machen, muss einfach nur lange genug praktisch zwei Sekunden ein bisschen stillhalten und dann wird das automatisch fotografiert. Und wenn ich dann sage Jawoll, passt. Ich kann zum Beispiel die zweite, dritte Seite, wenn es mehrseitige ist, dazu fügen. Und wenn ich komplett bin, sage ich hochladen und dann ist das Ding in meinem System drin. Dann kann ich diese Belege, die dort hochgeladen werden, in dem System. Und es ist eine Cloud-Lösungen, das heißt von jedem Rechner, von jedem Smartphone aus bearbeiten. Und jetzt kommt der Knaller Das Ding hat eine künstliche Intelligenz und ist wirklich lernend. Das heißt, wenn der gleiche Beleg wirklich zwei, dreimal gescannt ist, ist die Trefferquote, dass das dem richtigen Konto zugeordnet wird, dass es dem richtigen Lieferanten zugeordnet wird, übernimmt Datum, Rechnungs Nummer. Alles komplett automatisch. Das können ja die Systeme. Das ist ja nicht einzigartig bei das kann man Programm zum Teil auch.

Volker: Da muss ich ganz kurz einhaken, weil es gibt da doch schon Unterschiede bei den Systemen. Aber tatsächlich jetzt nur, damit es jeder versteht. Wenn ich jetzt eine Rechnung manuell bearbeite, dann mache ich das in der Regel einmal, weil beim nächsten Mal weiß das System dann ich habe das bearbeitet und muss es entsprechend dorthin buchen.

Thomas: Macht also Vorschläge und zwar Vorschläge aufgrund des Inhaltes und meiner Buchung. Das meine ich mit künstlicher Intelligenz. Das ist also, weil das eine wenn das System lernt, was du beim letzten Mal und beim vorletzten Mal eingegeben hast, dann ist das Machine Learning. Das ist auch schon cool. Aber proaktiv zu sagen, das scheint was anderes zu sein, da steht ein anderer Text drin und der wird in der Regel einem anderen Konto zugeordnet. Und dann schlägt Alex auf es vor und man meint sie nicht. Das gehört eher dorthin. Das finde ich sehr, sehr hilfreich. Und dann wird es dazu gebucht, in das System rein gebeamt, dann ist der Beleg dort und dann hole ich meine Kontoauszüge ab. Das geht auch automatisch. Ich kann es manuell anstoßen, aber in der Regel geht das in regelmäßigen Zeitabständen automatisch und das System findet passende Belege zu meinem Kontoauszug und schlägt mir die vor. Automatische Verbuchung heißt das, ich kann da noch mal gucken? Passt es? Jawoll, passt. Und dann wird es komplett automatisiert so gebucht. Das heißt Stand heute. Ich kann in meinem Buchhaltung System reingehen und habe dort keine Dokumente, die nicht zugeordnet sind, die älter sind wie einen Tag. Ich investiere pro Tag, wenn es viel ist fünf. Minuten maximal maximal fünf Minuten.

Mittlerweile ist es wirklich ein Sport geworden, dass ich abends alles fertig habe. Wir reden an einer anderen Stelle auch noch mal Wie organisiert man sich mit der Zeit? Also Zeitmanagement, Selbstmanagement? Was gibt dafür tolle Tools? Und da werde ich dann eben erzählen, dass ich immer, wenn der Tag vorbei ist, dass der Tag leer sein muss, also dass da keine Termine mehr drinstehen dürfen. Entweder sind sie erledigt, dann kommen sie in einen anderen Kalender. Der heißt erledigt oder sind eben nicht erledigt. Dann müssen sie natürlich neu terminiert werden, ist ja klar. Und genauso wie ich einen leeren Kalender für den abgelaufenen Tag haben will, will ich auch ein leeres Office haben, das da keine Dinge aufgelaufen sind, die nicht verbucht sind. Und dazu braucht man maximal. Also ich habe so alle ein, zwei Tage, maximal fünf Minuten, mehr nicht inklusive. Und jetzt halte ich fest, inklusive der Elster Anmeldung, die komplett automatisiert geht. Also Umsatzsteuer, Voranmeldung komplett automatisiert. Lohn und Gehalt also selbst für Aushilfen, also 450 Euro Kräfte, hat mein Steuerberater ungefähr 25 Euro pro Abrechnung genommen, weil er gesagt hat Naja, ist egal, ob die nur 450 Euro oder 4500 Euro bekommen. Der Aufwand ist gleich und da hat er eben diese knapp 25 Euro genommen.

Ich habe in meinem Office einen Lohn Bestandteil mit dabei. Ich habe mir gedacht, Lohn wäre kompliziert, aber das System unterstützt einem dermaßen intensiv und gut, dass ich, obwohl ich da wirklich wenig Ahnung von hab und auch keine Ahnung von haben will, auch die Lohnabrechnung mache. Und dann kommen so intelligente Lösungen dazu, dass zum Beispiel meine Mitarbeiterinnen einen Zugang zu meinem MS Office bekommt, wo sie aber nur ihre Belege sieht. Das heißt also, wenn ich eine Überweisung mache mit ihrem Gehalt, dann bekommt sie automatisiert vom System eine E-Mail. Dein Arbeitgeber hat dein Gehalt bezahlt. Hier ist der Link, wo du dir deine Lohnabrechnung runterladen kannst und es gibt auch automatisch ein Archiv. Wenn Sie also irgendwas wie oft kommt es vor, dass jemand sagt Ich habe es irgendwie verlegt, aber ich brauche für die Bank die letzten drei Gehaltsabrechnung. Kannst du mir die schicken? Kostet alles Zeit und Nerven. Das kann sie jetzt selber machen. Und ich glaube, das ist auch in deinem Sinne Folge. Das sind ja diese Kleinigkeiten, die du dann als Unternehmer, als Chef selber machen muss, die nix bringen. Also keine GbR Maßnahme ist also keine gewinnbringende Maßnahme. Die Zeit kosten, die dich nerven und überhaupt nicht bringen.

Volker: Und tatsächlich soll ich auch sagen aus eigener Erfahrung kommt immer wieder vor, ich brauche mal diese Bescheinigung, ich brauche das und ich muss dies bei der Behörde vorlegen. All das kommt vor.

Thomas: Genau. Ganz genau so und das ist das, was ich meine. Wir müssen soll ja hier kein Lex Office Lehrgang werden, aber da sind wir so zwei Beispiele dieses Scannen, das automatisch verbuchen und beim Lohn diese intelligenten Geschichten, dass ich zum Beispiel diese Zugriffe eben gestatte. Und ein weiterer Punkt, der wirklich auch sehr, sehr schön ist, ist, dass ich diese Kontakte, also sprich Lieferanten und Kunden, ja schon fast so aufbohren kann, dass man sagen kann Naja, es ist zumindest mal ein einfaches CRM System. Ich kann Aufgaben hinterlegen mit Fälligkeiten. Ich kann Historie zu den Kunden hinterlegen, dass ich sage, ich kann wirklich da reingucken und sagen wann habe ich welche Aktivität zu dem Kunden gehabt? Ich ruf oder den Lieferanten. Egal, aber in der Regel ich nutze vor allem für Kunden. Und zwar macht das System dann bestimmte Dinge automatisch als man. Natürlich kann man dann sehen, wenn man ein Angebot geschrieben hat, eine Rechnung geschrieben hat. Aber man kann eben auch eigene Dinge hinzufügen. Also zum Beispiel Dateien kann man dazu hinterlegen. Also Beispiel, was bei mir oft vorkommt, dass ich eben ein Angebot sehr ausführlich als PDF schreibe. Da mache ich praktisch das Angebot Schreiben im Office, schreibe aber den Prosatext mit Grafiken, mit Erläuterungen. Was machen wir in dem einen Jahr der Zusammenarbeit? Das mache ich dann mit Word, weil ich das als PDF an und kann dann diese Datei diesem Kunden zuordnen, kann Notizen dazu geben. Also wir haben an dem dem Tag telefoniert und ich habe dann beim nächsten Mal bekommst du keine Ahnung. Einen Bonus bekommst die Unternehmer Akademie ein Stückchen günstiger, weil du hast mich hier für ein ganzes Jahr gebucht oder was auch immer. Ich kann mir Notizen dazu machen, kann mir Aufgaben dazu geben und sehe natürlich eine Übersicht. Wie viel Umsatz hat er gemacht? Aber das sind STANDARD Dinge. Das ist fast nicht erwähnenswert. Aber natürlich können die STANDARD Sachen auch alle gemacht werden, aber damit ist es ein zumindest mal für die meisten Zwecke ausreichendes CRM System. Und das sind glaube ich drei Aspekte von ganz ganz vielen, die das System wirklich sensationell gut machen.

Volker: Na ja, und ich glaube viele haben gar kein richtiges CRM System. Gerade wenn sie alleine unterwegs sind. Und da ist oft eine Light-Version schon mehr als gar nichts.

Thomas: Ja, vor allen Dingen. Es ist ja auch immer der Punkt, warum haben so wenig im Systeme. Der Punkt ist die Erkenntnis kommt dann schon irgendwann. Aber von heute jetzt an anzufangen mit so einem System, mit den vorhandenen Daten, die alle zu übernehmen, die ganzen Kunden zu übernehmen und da einzugeben. Und dann habe ich wieder ein zu. Gesetzliches System, wo ich nachgucken muss, daran scheitern viele und es macht auch oft gar keinen Sinn. So und in dem Fall habe ich eben die Buchhaltung muss ich sowieso machen, das sind eben meine Kunden drin, das sind eh meine Lieferanten drin. Also was liegt näher dieses System als CRM System zu nutzen? Also CRM für die, die es nicht wissen, Customer Relationship Management also um zu sehen, meine Kunden mit was habe ich mit denen vereinbart? Was habe ich mit dem besprochen? Was ist die Historie? Das führt dann auch dazu, weil das System Office eben auch für mehrere Menschen geeignet. Ich kann also Rollen hinterlegen. Also könnte zum Beispiel deine Mitarbeiterin der könntest du dann Zugang geben mit verschiedenen Rollen, dass sie zum Beispiel keine Zahlen sieht oder bestimmte Sachen nicht machen darf oder eben nur Rechnungen schreiben darf oder eben das nicht machen darf. Aber sie kann eben zum Beispiel auf die Kontakte zugreifen, kann die zum Beispiel nicht löschen, kann aber dort sagen Ich habe mit dem Kunden telefoniert und gibt dort diese Nachricht dort rein. Und du hast dort, wo der Kunde sowieso schon existiert, nämlich in der Buchhaltung, weil dort muss er existieren. Das ist die einzige Stelle in diesen ganzen tollen Systemen, wo der Kunde definitiv existieren muss.

Volker: Da gibt es ein Problem.

Thomas: Ja, ja, genau. Also alle anderen Systeme sind schön. Ob das nun Teams ist oder egal was du da nimmst und irgendeine tolle CRM Systeme. Und es gibt tolle CRM Systeme, aber dort muss man halt mit Schnittstellen arbeiten. Hat wieder zwei Systeme und wir reden ja über einfache schnelle Systeme, die die Arbeit, die tägliche Arbeit leicht machen. Wenn man sich in so einem System anmeldet wie Logs aufwies, dann habe ich halt einen Desktop, den ich mir selber zusammenstellen kann. Also eine erste Übersicht. Ich sehe den Kontostand über alle Konten, die ich habe. Die Aufgaben, die zu erledigen sind, ist in den aktuellen Steuerbereich, dass ich sage Oh, guck mal hier Steuer, da kommt jetzt Umsatzsteuer. Drei tausend ein hundert fünfzig Euro sehe ich hier. Denkt dran, wenn man das nicht macht mit zwei und mitunter Konten für Rücklage für Steuern und so. Das spare ich mir, weil ich das eigentlich ganz gut im Blick habe. Aber ich sehe auf einen Blick im Desktop Okay, wenn das so weitergeht hier, ich muss gucken, ich darf nicht alles ausgeben, weil drei tausend ein hundert fünfzig Euro Stand heute gehören dem Finanzamt. Also das ist sozusagen auch sehr, sehr hilfreich. Ist eine Übersicht über die Entwicklung. Kann die Statistiken machen, das sagen. Guck mal, wie dieses Jahr gelaufen ist, letztes Jahr gelaufen ist, der letzte Monat gelaufen. All diese schönen Sachen, die andere Systeme sicherlich auch können. Aber wie gesagt, aus meiner Erfahrung und ich habe wirklich viel getestet und viel Leid erlebt, ist das ein System, was ich wirklich mit vollem Herzen sehr empfehlen kann. Mal abgesehen davon, dass der Support super ist,

Volker: Das ist doch perfekt. Also ein Fazit können wir auf alle Fälle ziehen. Ich glaube jeder der der Schuhkarton ist ja nur ein Beispiel. Aber jeder, der wirklich noch auf diese Art und Weise im Moment Buchhaltung macht, sollte wirklich dringend es ändern, weil es halt einfach ein System ist, das a zu viel kostet und letztendlich auch einfach auch nicht mehr zeitgemäß ist. Ich sage jetzt, bei der digitalen Buchhaltung ist ja auch der Vorteil noch. Es kommt eine Rückfrage zu einer Rechnung. Ich habe einfach innerhalb von Sekunden nachgeguckt. Ja, es bezahlt. Nee, ist wirklich vergessen worden. Und das ist etwas, was auch, sage ich mal, ein so schlagender Vorteil ist, dass einfach dieses Papier hafte eigentlich wirklich nicht mehr diese Zeit gehört.

Thomas: Ja, und der Punkt ist ja, man hätte ja vor ein paar Jahren noch sagen können Ja, es ist teuer, aber auf der anderen Seite spare ich so viel Zeit. Das ist es mir wert, weil wenn ich dann einen Stundensatz ansetze oder irgendetwas, könnte ich in der anderen Zeit machen. Und das ist ja bei Papier gar nicht gegeben. Es kostet Geld und es kostet Zeit. Also deswegen darf man das meiner Meinung nach als Unternehmer heute nicht mehr tun, weil es gibt keinen Nutzen Effekt, es gibt nur Ärger, es gibt nur Nerven und viele sagen es ist nicht mein Thema. Das macht mein Steuerberater. Deswegen brauche ich Systeme, die einem das abnehmen. Ich bin auch kein Steuerberater und im Zweifel sage ich ich lege es auf prüfen und auch Frank guck mal, ich verstehe das nicht, wo wir das hin gebucht. Und dann ist immer noch gut. Aber ich habe es zumindest mal verbucht. Es ist kein offener Posten, sozusagen kein ungeklärter Posten, sondern es muss ein. Wenn es nicht eindeutig zuordenbar ist, wird es von einem Fachmann geklärt und ich habe es von der Backe her. Und du weißt noch ein letzter Punkt vielleicht Du weißt, dass ich wirklich hier auch Perfektionist bin, in vielen Teilen. Und du hast andere Systeme, wenn du dann eine Rechnung schreibst. Ich bin ein Fan davon, dass ich möchte gern, dass die Rechnung so aussieht wie mein Firmen Papier eben aussieht. Und ich will da wirklich, ich bin da kleinlich, will da eine Kopfzeile haben und eine Fußzeile haben, die, die die meisten Programme so nicht hinkriegen, was aber viele Programme mittlerweile hinkriegen. Lex Office auch ist, dass man dort eine eigene Geschichte hinterlegen kann in Form von einem Bild oder einem PDF.

Und jetzt sage ich dir mal so sind ganz, ganz viele Kleinigkeiten. Und eine Kleinigkeit ist bei Saftes kann man auch im PDF hinterlegen als Firmen Papier genauso wie bei Alex Office. Der Unterschied zwischen beiden Systemen ist, dass wenn ich das bei CVS mache, wird das als Grafik umgewandelt. Wenn ich das Ballacks Office mache, bleibt das eine PDF. Jetzt kann man sagen Ja und so what? Ist doch beides gleich. Also optisch sieht das auch gleich aus. Aber der Punkt ist vielleicht kennst du das. Wenn ich eine Rechnung bekomme, dann steht vielleicht im Fuß dieser Rechnung die Kontonummer. Und das ist jetzt zum Beispiel ein Lieferant, den ich noch nie vorher hatte. Das heißt, die Kontonummer ist nicht gespeichert. Dann möchte ich gerne in den Fuß dieser Rechnung, dieser elektronischen Rechnung reinklicken und Doppelklick auf die IBAN Nummer rechte Maustaste Copy und das dann in das Buchhaltung Programm bei Buchung eingeben. Das muss ich manchmal machen. Normalerweise, wenn ich das Office, brauche ich das nicht, weil es das automatisch ausschließt. Aber manchmal kommt es eben vor, dass ich das doch machen muss. Und ich ärgere mich da wirklich. Das ist jetzt meine Eigenart. Ich ärger mich da wirklich, dass in diesen grafischen Zeilen ich nicht raus kopieren kann. Das heißt, ich vergrößert das und liest das ab und guckt dann diese ellenlange IBAN Nummer, die das sich ausgedacht hat. Okay, mit den vielen Nullen. Wo stehen wir jetzt 4.0 und das 5.0 zwischen der Bankleitzahl und Kontonummer? Keine Ahnung. Da gibt es also Übertragungsfehler, Fehlerquellen und das ist einfach ein Ärgernis. Und diese Kleinigkeiten. Von diesen Kleinigkeiten gibt es Dutzende. Was dieses System wirklich toll löst.

Volker: Das leidige Thema Buchhaltung heute im Unternehmer Academy Podcast. Und wir sind natürlich auch an den Erfahrungen unserer Hörerinnen und Hörer interessiert. Also Kontaktdaten, die findet man in den Shownotes. Wir freuen uns über tolle Tipps zum Thema Buchhaltung und all diese Tipps werden wir dann in einer weiteren Folge mit diesem Thema in der nahen Zukunft dann noch mal aufnehmen. Wenn dieser Podcast gefallen hat, dann freuen wir uns über Bewertungen auf den Podcast Portalen und was noch besser ist Wenn dieser Podcast gefallen hat, empfehlen Sie ihn einfach an zwei bis drei Menschen, die Sie gut kennen und die mit den Inhalten was anfangen können, einfach weiter und machen diesen Podcast entsprechend bekannt. Und nächste Woche geht es dann weiter hier mit spannenden Themen der Unternehmer Academy Podcast.