Liebe Leserin, lieber Leser,

die Idee zu diesem Buch trage ich schon eine Weile mit mir herum. In meinen Projekten und bei Kunden, die ich bei der Einführung von IT-Vertragsmanagement-Tools, bei der Implementierung von Standards und Prozessen im IT-Vertragsmanagement sowie bei dem Abteilungsaufbau für den Fachbereich IT-Vertrag unterstützen durfte, traf ich wiederholt auf vergleichbare Rahmenbedingungen: von Lücken im Anforderungsprofil für das IT-Tool und in den IT-Verträgen über fehlende übergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation bis hin zu kleinen und großen Machtspielchen zwischen Abteilungen oder fehlender Unterstützung und mangelndem Grundlagenwissen im Vertragsmanagement bei den Betroffenen. Doch man kann den Mitarbeitern keinen Vorwurf machen, denn es liegt an den Führungskräften, das alles sicherzustellen. So habe ich mit diesem Buch viele Geschichten, Anregungen und Vorschläge, wie Sie es in Ihrer Führungsposition besser machen können – ganz nach der Devise »Make it simply better«.
     So freue ich mich, dass Sie dieses Buch gewählt haben! Denn es bietet Ihnen einen anderen Blickwinkel aus der operativen Praxis des IT-Vertragsmanagements sowie aus IT-Projekten und hilft Ihnen – mit den nachfolgenden Kapiteln, Beispielen und Hinweisen –, das IT-Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen auf der operativen Ebene zu verstehen sowie Sachverhalte und Verbindungen zu anderen Bereichen besser einzuordnen, mit dem Ziel, das Management von IT-Verträgen zu verbessern. Das bedeutet: weg von der reinen Vertragsverwaltung, hin zu einer aktiven Vertragssteuerung!

In der Beschreibung eines Anbieters für ein Contract-Management-Tool habe ich Folgendes gelesen und verstanden: »Verträge machen über 80 [Prozent] aller Transaktionen und den Wert eines Unternehmens aus. Es ist daher besonders wichtig[,] die richtige Lösung für ein digitales Vertragsmanagement zu finden.«
     Neben einer digitalen Lösung für das IT-Vertragsmanagement, der Übersicht über die gesamte Vertragslandschaft, einer aktiven Steuerung und vereinbarten Standards und Prozesse legt der Vertrag als ein schriftliches Dokument mit definierten Vertragsinhalten und Rahmenbedingungen und dem Zusammenspiel zwischen Angebot und Annahme den Grundstein der geschäftlichen Vertragsbeziehung. Das IT-Vertragsmanagement unterstützt dabei in seiner Rolle die Steuerung der IT-Verträge von der Anbahnung bis zum Vertragsende sowie die Dokumentation und Archivierung über ein digitales Vertragsmanagement System für das Unternehmen.
     In der Praxis zeigt sich dagegen immer wieder, dass die Übersicht über die IT-Verträge in Unternehmen und die Kenntnis darüber in den Abteilungen nicht den Umfang und die Transparenz hat, die man oftmals im Management annimmt. Tatsächlich kennen viele Abteilungen ihre IT-Verträge gar nicht oder nur in Ansätzen. Ein 100-Prozent-Bild oder einen vollständigen Überblick haben in der Regel die wenigsten. Dabei sollte genau dies durch den Einsatz entsprechender Systeme sichergestellt sein. Doch wie sieht es in der Realität aus?
     Die Einkaufsabteilung hat sicherlich, sofern ein digitales System den Prozess der Beschaffung unterstützt, noch den besten Überblick. Da die Zusammenarbeit im Rahmen des IT-Vertragslebenszyklus in vielen Unternehmen und über alle Abteilungen hinweg bislang nicht routiniert ist, kommt es jedoch immer wieder zu Kommunikationsbrüchen rund um den Vertrag. Und das ist fatal.

In diesem Buch beschreibe ich Ihnen die Vorteile, die eine digitale Vertragssteuerung bietet, die Herausforderungen in der übergreifenden Kommunikation, das Zusammenspiel aller Vertragsbeteiligten und meine Praxiserfahrungen sowie Lösungsansätze für das IT-Vertragsmanagement. Aufgrund meiner langjährigen Expertise, gerade in der operativen Umsetzung eines IT-Vertragsmanagements, fokussiere ich mich in diesem Buch auf dieses Thema, jedoch gelten die Sachverhalte durchaus für das Vertragsmanagement (und auch für Verträge im Projektmanagement) generell. Denn die Herausforderungen, ein Vertragsmanagement zu etablieren und hieraus nicht nur für das Controlling und den Einkauf einen Gewinn zu machen, sind in diesem Kontext und in der Umsetzung immer die gleichen. Ich kann dies aus meiner langjährigen Beratungstätigkeit in Kunden- sowie Großprojekten und einmal mehr aus der Sicht einer erfahrenen IT-Vertragsmanagerin zur Einführung von Standards und Prozessen in der IT in verschiedenen Unternehmen bestätigen. Und gerade diese wiederholten Erfahrungen haben mich dazu inspiriert, dieses Buch für Sie zu schreiben.

Ich habe mich bewusst für die Form eines erzählenden Sachbuchs entschieden. Reine Fach- und Sachbücher sowie Expertisen gibt es bereits von vielen anderen Autoren, die Ihnen darin ihre Erfahrungen, Beispiele und Überzeugungen transparent machen. Ein Großteil dieser Bücher schaffen einen fachlichen Mehrwert für das Verständnis, was es braucht, um das IT-Vertragsmanagement in einem Unternehmen formal und juristisch zu etablieren. Wenn es jedoch später darum geht, das theoretische Wissen umzusetzen und anzuwenden, fehlt es oft an einem eben solchen Werkzeugkoffer, der Ihnen nach der technischen Einführung Beispiele und Anhaltspunkte zur Durchführung gibt. Und genau an diesem Punkt setzt mein Buch an. Es dient Ihnen als Grundlage und Begleiter für die operative Umsetzung des IT-Vertragsmanagements in Ihrem Unternehmen.
     Meine Erfahrungen in und aus der Projektpraxis in Unternehmen haben gezeigt, dass Menschen gerne Geschichten hören. Ich bin überzeugt, dass Geschichten das IT-Vertragsmanagement in all seinen Facetten, die diese Aufgabe mit sich bringt, lebendiger, authentischer und bunter machen. Deshalb habe ich mich für diese Form des erzählenden Sachbuchs entschieden, das Ihnen mit jedem Kapitel eine Geschichte erzählt, die Sie selbst so oder ähnlich auf Ihren beruflichen Alltag übertragen und sich eventuell aus Ihrer operativen Praxis gut vorstellen können. Dabei sind die Figuren und Geschichten in diesem Buch ein bunter Mix aus meiner Fantasie und den Erfahrungen aus meinem beruflichen Alltag, um Sachverhalte anschaulich darzustellen und gleichzeitig die Vertraulichkeit meinerseits meinen Kunden gegenüber zu schützen. Ähnlichkeiten mit tatsächlich lebenden Personen oder Geschehnissen sind damit rein zufällig und von mir als Autorin nicht beabsichtigt.

Seien Sie also gespannt auf die nächsten Seiten, die Figuren, die Geschichten und Lerninhalte dieses Buches und fühlen Sie sich gut unterhalten und trotzdem fachlich informiert.

Ein paar Vorlagen und Templates aus der Praxis zum Abschluss der Kapitel sowie die Anhänge am Ende des Buches ergänzen die Kapitel 1 bis 13 aus diesem Buch. Diese finden Sie zum Download hier direkt im Anschluss.

Ihre Melanie Schneider